Beaucoup de parties, beaucoup de versions
Une cession, une levée de fonds ou un pacte d’associés réunit souvent plusieurs parties, chacune avec son conseil. Les projets d’actes circulent par mail. Ils sont annotés, renvoyés, parfois croisés. Un fichier nommé « Protocole_final_v2_relu.docx » ne dit pas qui l’a envoyé. Il ne dit pas non plus s’il vient avant ou après celui de la veille.
Les mails portent rarement la référence du dossier. Un associé est en copie, un client répond depuis sa boîte personnelle, l’objet change en cours de route. Reconstituer l’historique d’une négociation devient difficile. Or il faut parfois expliquer au client pourquoi une clause a changé.
S’ajoutent la salle de données, où la société met ses documents à disposition des acheteurs, et les dates qui rythment l’opération : signature, réalisation, levée des conditions suspensives.
Ce que fait Blaiz sur une opération
Prenons un dossier fictif : NOVA - Cession - 2026017. Il a quatre sous-dossiers : Salle de données, Actes, Négociation et Correspondance.
Aujourd’hui, Blaiz fonctionne avec Outlook, la messagerie de Microsoft 365, et SharePoint, son espace de documents. D’autres outils arrivent : voir la liste.
- Blaiz reconnaît chaque mail de l’opération grâce aux expéditeurs, aux noms des sociétés et au contenu. Il le range dans Correspondance.
- Il copie le projet de protocole joint dans Actes, sous un nom clair comme « Protocole de cession - v4.docx ». La dernière version se voit tout de suite.
- Il relève les informations utiles : date de signature, numéro de version, nombre de parties, conseil de l’acheteur.
- Il propose la date de signature dans Ma semaine, la liste des échéances de Blaiz, à confirmer.
Retrouver un échange précis
Le client demande pourquoi une garantie a été plafonnée ? Il faut retrouver le mail du confrère qui l’a proposée. La recherche de Blaiz porte à la fois sur les dossiers, les pièces et les mails. Elle ignore les accents et surligne les mots trouvés.
Certaines tâches reviennent à chaque opération. Vous pouvez les confier à Blaiz en une phrase, par exemple : « quand le conseil de l’acheteur envoie une nouvelle version, range-la dans Actes et préviens l’associé ». Blaiz crée la règle. Elle démarre en mode Supervisé : Blaiz propose, vous validez.
Vous décidez
Un mail peut concerner deux opérations du même client. Blaiz ne choisit pas à votre place : s’il a un doute, il vous montre les dossiers possibles et vous tranchez. En mode Supervisé, chaque rangement attend votre accord. Le mode Actif, où Blaiz range seul ce dont il est sûr, s’active quand le cabinet le décide.
Sécurité
Les actes reçus restent tels quels : Blaiz ne travaille que sur des copies. L’IA qui les lit tourne chez l’hébergeur Hetzner, dans l’Union européenne. Elle n’est jamais entraînée sur vos documents.
Questions fréquentes
Blaiz distingue-t-il les versions successives d’un acte ?
Blaiz copie chaque version reçue dans le bon sous-dossier. Il la nomme selon votre modèle, qui peut inclure un numéro de version ou la date. Les fichiers d’origine ne changent pas.
Blaiz fonctionne-t-il si le cabinet a plusieurs boîtes mail ?
Oui. L’administrateur du cabinet choisit une par une les boîtes et les dossiers que Blaiz peut lire. Il peut retirer cet accès à tout moment.
Que se passe-t-il quand un mail concerne deux dossiers ?
Blaiz vous montre les dossiers possibles et vous laisse choisir. En mode Supervisé, rien n’est rangé sans votre accord.
Nos projets d’actes servent-ils à entraîner l’IA ?
Non. L’IA tourne sur les serveurs de Blaiz, chez l’hébergeur Hetzner dans l’Union européenne. Elle n’est jamais entraînée sur les données des cabinets.