Comment classer ses mails par dossier dans Outlook et SharePoint ?

Pourquoi archiver les mails à côté des pièces

Outlook est la messagerie de Microsoft 365. SharePoint est son espace de documents partagé. Beaucoup d’avocats créent des dossiers dans leur messagerie, un par affaire. Cela marche tant qu’une seule personne suit le dossier.

Dès qu’un collaborateur ou une assistante intervient, les mails restent dans la boîte de celui qui les a reçus. Le dossier est éparpillé. Archiver les mails dans l’espace de documents, à côté des pièces et des actes, donne à toute l’équipe le même historique. Le dossier ne dépend plus de la boîte d’un collaborateur en congé ou qui quitte le cabinet.

Étape 1 : le même rangement pour chaque dossier

Définissez un modèle de dossier et utilisez-le pour chaque nouvelle affaire. Le nombre de sous-dossiers importe peu. Ce qui compte, c’est que chacun ait un rôle clair : si l’on hésite entre deux sous-dossiers, le rangement devient aléatoire.

• Un nom de dossier stable : client, objet, numéro interne. Par exemple « BERNARD c/ GARNIER - 2026001 ».
• Des sous-dossiers adaptés à la matière, autant qu’il en faut. Pour un contentieux : Procédure, Audiences, Correspondance, Pièces. Pour une opération : Actes, Négociation, Correspondance.
• Un seul endroit pour les mails, en général Correspondance.

Étape 2 : faire circuler la référence du dossier

Un mail se range facilement quand il cite sa référence. Mettez le numéro interne du dossier dans l’objet de chaque mail que vous envoyez. Demandez à vos clients de le garder quand ils répondent.

Notez aussi les références extérieures dans la fiche du dossier : numéro de rôle général (RG) donné par le greffe, nom du confrère adverse, nom de la société cliente. Ces indices permettent de retrouver le dossier quand la référence interne manque. C’est fréquent avec le greffe ou un nouvel interlocuteur.

Étape 3 : archiver au bon format

Un mail peut s’enregistrer comme fichier de mail ou s’imprimer en PDF. Le PDF se lit partout et se joint facilement à un dossier de plaidoirie. Le fichier de mail garde les informations d’envoi et les pièces jointes d’origine. Choisissez un format par défaut pour tout le cabinet.

Nommez le fichier avec la date, l’expéditeur et l’objet, par exemple « 2026-10-07 - Greffe TJ Paris - Convocation.pdf » (TJ : tribunal judiciaire). Enregistrez les pièces jointes à part, dans Pièces, avec un nom qui dit ce qu’elles sont. Le guide sur le nommage des pièces détaille cette étape.

Étape 4 : un moment fixe, pas au fil de l’eau

Ranger chaque mail dès qu’il arrive coupe le travail. Réservez plutôt un moment chaque jour, en fin de journée par exemple, pour vider la boîte de réception.

Les règles automatiques de la messagerie aident pour les expéditeurs habituels, comme un greffe ou un client. Mais elles ont leurs limites. Elles rangent les mails dans des dossiers de la messagerie, pas à côté des pièces. Et elles se fient à l’expéditeur ou à quelques mots de l’objet : elles ne savent pas choisir entre deux affaires du même client.

Confier ce travail à Blaiz

Blaiz applique cette méthode à votre place. Il s’ouvre dans votre messagerie, à côté de vos mails. Il reconnaît le dossier d’un mail grâce à l’expéditeur, aux références et au contenu. Il range ensuite le mail, en fichier de mail ou en PDF, dans le bon sous-dossier. Il copie et renomme les pièces jointes selon votre modèle. L’original n’est pas touché.

Aujourd’hui, Blaiz fonctionne avec Outlook et SharePoint. D’autres outils arrivent : voir la liste.

Quand plusieurs dossiers sont possibles, Blaiz vous les montre et vous choisissez. En mode Supervisé, rien n’est rangé sans votre accord. En mode Actif, Blaiz range seul les mails dont il est sûr et vous soumet les autres.

L’IA tourne chez l’hébergeur Hetzner, dans l’Union européenne, et n’est jamais entraînée sur vos données. Chaque action est gardée dans l’historique et s’annule.