Ce qui pèse dans un dossier de contentieux
Un dossier de contentieux suit le rythme de la procédure. Chaque étape produit du courrier : avis du greffe, conclusions adverses, convocations, ordonnances. Le client, lui, envoie ses justificatifs au fil de l’eau. Tout arrive dans la messagerie, souvent dans plusieurs boîtes. L’objet du mail cite rarement la référence du cabinet.
Le classement se fait donc à la main, le soir ou en fin de semaine. Les pièces jointes s’appellent scan_0042.pdf ou doc(3).pdf. Il faut les ouvrir, les renommer, puis leur donner un numéro cohérent avec le bordereau. Pendant ce temps, une date d’audience peut rester plusieurs jours dans un mail sans être notée.
Le risque ne se limite pas au temps perdu. C’est la pièce introuvable la veille de l’audience. C’est un numéro différent dans le dossier et dans le bordereau. C’est l’échéance notée par un collaborateur absent.
Ce que fait Blaiz dans un dossier de contentieux
Blaiz s’ouvre dans votre messagerie, à côté de vos mails. Pour trouver le dossier, il lit l’expéditeur, les références et le contenu du message. Les références, ce sont par exemple le numéro de rôle général (RG) donné par le greffe, le nom des parties ou votre référence interne.
Aujourd’hui, Blaiz fonctionne avec Outlook, la messagerie de Microsoft 365, et SharePoint, son espace de documents. D’autres outils arrivent : voir la liste.
Prenons un dossier fictif, BERNARD c/ GARNIER - 2026001. Dans votre espace de documents, il a quatre sous-dossiers : Procédure, Audiences, Correspondance, Pièces. Voici ce que fait Blaiz quand le greffe écrit.
- Il range le mail du greffe dans Correspondance, en fichier de mail ou en PDF, selon vos règles.
- Il copie l’assignation jointe dans Pièces, sous un nom comme « Pièce n° 12 - Assignation - TJ Paris.pdf » (TJ : tribunal judiciaire). Le fichier reçu reste intact dans le mail.
- Il relève le numéro RG 24/01234, la juridiction, le confrère adverse et la date d’audience, et les rattache au dossier.
- Il propose l’audience du 14 novembre à 9 h 30 dans Ma semaine, la liste des échéances de Blaiz. Vous la confirmez ou vous l’écartez.
Préparer l’audience
Avant l’audience, la fonction Préparer passe en revue les pièces du dossier. Elle liste ce qui bloque encore : un mandat non signé, une pièce illisible, un bordereau à mettre à jour. Vous voyez ce qui reste à faire avant de conclure ou de plaider.
La recherche porte à la fois sur les dossiers, les pièces et les mails. Tapez « bernard ordonnance » : vous retrouvez l’ordonnance, le mail du greffe qui l’accompagnait et le dossier.
Vous gardez la main
Blaiz démarre en mode Supervisé : il propose, vous validez. Rien n’est rangé sans votre accord. S’il hésite entre deux dossiers, par exemple deux affaires contre le même adversaire, il vous montre les deux et vous choisissez. Le mode Actif, où Blaiz range seul les mails dont il est sûr, s’active quand vous le décidez.
Sécurité
Blaiz travaille sur des copies : il ne renomme et ne déplace jamais les pièces d’origine. L’IA tourne sur des serveurs de l’hébergeur Hetzner, dans l’Union européenne. Vos données ne servent jamais à l’entraîner.
Questions fréquentes
Blaiz peut-il numéroter les pièces selon notre bordereau ?
Blaiz applique le modèle de nom que vous fixez : numéro, date, nature de la pièce, auteur. Il range la copie dans le bon sous-dossier. Vous fixez la règle une fois, il s’y tient.
Comment Blaiz repère-t-il une date d’audience ?
Il lit les mails reçus, notamment ceux du greffe et des confrères. Il y repère les dates d’audience et les délais, puis les ajoute à Ma semaine, rattachés au dossier. Rien n’est confirmé sans vous.
Faut-il changer d’outils ou de rangement ?
Non. Blaiz se branche sur votre messagerie et votre espace de documents. Il suit le rangement que le cabinet utilise déjà.
Que se passe-t-il si un mail est rangé dans le mauvais dossier ?
Chaque action est inscrite dans l’historique et s’annule en un clic. En mode Supervisé, rien n’est rangé sans votre accord.