Comment ne plus rater une date d’audience reçue par mail ?

Pourquoi les dates se perdent

Les dates d’audience et les délais n’arrivent pas tous de la même façon. Un avis du greffe, une convocation, un calendrier de procédure, un mail de confrère qui propose un renvoi : chacun a sa forme. La date peut être dans l’objet, dans le texte du mail ou seulement dans la pièce jointe.

Le mail est lu, la date est comprise. Puis le mail descend dans la boîte. Si personne n’a noté la date sur le moment, elle n’existe plus que dans la messagerie. Le risque grandit pendant les congés, quand un collaborateur surveille la boîte d’un autre.

Étape 1 : repérer les mails de juridiction

Créez dans votre messagerie une règle qui signale les mails des greffes et des juridictions avec lesquelles vous travaillez. Par exemple, donnez-leur une couleur. Le tri du jour commence par eux.

Fixez une consigne simple pour toute l’équipe : un mail de juridiction n’est rangé qu’une fois sa date notée. Le rangement devient la preuve que la date a été prise en compte.

Étape 2 : un agenda partagé, relié au dossier

Notez chaque date dans un agenda partagé par l’équipe, pas seulement dans l’agenda de l’avocat. L’intitulé doit permettre de retrouver le dossier sans ouvrir l’événement : nom du dossier, nature de l’audience, juridiction, numéro de rôle général (RG). Par exemple : « Audience - BERNARD c/ GARNIER - Tribunal judiciaire de Paris, 4e ch. - RG 24/01234 ».

Ajoutez en même temps les délais qui en découlent, comme la date limite pour déposer les conclusions. Prévoyez un rappel quelques jours avant.

Étape 3 : une vérification croisée chaque semaine

Une fois par semaine, une deuxième personne compare les mails de juridiction reçus avec l’agenda. Une date manquante se voit tout de suite. Ce contrôle protège le cabinet le jour où le tri quotidien a été sauté.

Confier le repérage à Blaiz

Blaiz lit les mails reçus et y repère les dates d’audience et les délais. Prenons un mail du greffe : « l’affaire RG 24/01234 est appelée à l’audience du 14 novembre 2026 à 9 h 30, 4e chambre. Les conclusions sont attendues avant le 2 décembre. » Voici ce que fait Blaiz.

1. Il range le mail dans le bon dossier.
2. Il ajoute l’audience du 14 novembre à Ma semaine, la liste des échéances de Blaiz.
3. Il y ajoute aussi le dépôt des conclusions avant le 2 décembre.
4. Il copie la pièce jointe, une ordonnance par exemple, dans Pièces, sous un nom clair.
5. Vous confirmez ou écartez chaque date proposée.

Ce que Blaiz ne remplace pas

Blaiz ne remplace pas la vérification croisée. Il réduit le risque qu’une date reste dans un mail que personne n’a relu.

Aujourd’hui, Blaiz fonctionne avec Outlook, la messagerie de Microsoft 365, et SharePoint, son espace de documents. D’autres outils arrivent : voir la liste.

Chaque action est gardée dans l’historique. L’IA tourne chez l’hébergeur Hetzner, dans l’Union européenne, et n’est jamais entraînée sur vos données.