Pourquoi écrire la règle
Sans règle, chacun nomme à sa façon : « assignation.pdf », « Assignation TJ v2.pdf », « scan_0042.pdf ». Au bout de quelques mois, il faut ouvrir les fichiers un par un pour s’y retrouver. La recherche ne donne rien, car les mots changent d’un fichier à l’autre.
Une règle écrite et partagée règle le problème à la source. Elle doit être assez simple pour que tout le monde l’applique. Y compris en fin de journée, et y compris le stagiaire arrivé la veille.
Les éléments d’un bon nom de fichier
Un nom de pièce utile combine ces éléments, dans un ordre fixé une fois pour toutes par le cabinet.
- La date, écrite année-mois-jour (2026-10-07) : les fichiers se rangent alors d’eux-mêmes par ordre chronologique.
- La nature de la pièce : Assignation, Conclusions, Ordonnance, Constat, Bulletin de paie. Une liste fermée, fixée par le cabinet, évite les synonymes.
- L’auteur : la juridiction, le confrère, le client, le commissaire de justice.
- Le numéro, pour les pièces communiquées : « Pièce n° 12 ».
Exemples et pièges à éviter
Quelques noms conformes : « 2026-10-07 - Ordonnance - TJ Paris.pdf », « 2026-10-02 - Conclusions - Me Garnier.pdf », « Pièce n° 12 - Assignation - TJ Paris.pdf ». Ici, TJ veut dire tribunal judiciaire.
Évitez certains caractères, comme la barre oblique, les deux-points ou le point d’interrogation. Ils posent problème dans beaucoup d’espaces de documents. Évitez aussi les noms trop longs.
Ne renommez pas les fichiers reçus eux-mêmes. Gardez-les tels quels et travaillez sur une copie. Si une pièce est un jour contestée, vous pourrez produire le fichier exactement tel qu’il vous a été transmis.
Numéroter les pièces communiquées
La numérotation suit l’ordre du bordereau de communication de pièces. Règle simple : un numéro donné ne change plus. Les pièces communiquées plus tard prennent la suite. On ne renumérote pas les précédentes, puisque les écritures déjà déposées y renvoient.
Placez le numéro en tête du nom quand l’ordre du bordereau compte plus que la date. Au-delà de neuf pièces, mettez un zéro devant les premiers numéros (01, 02…) : l’ordre de tri reste correct.
Le bordereau et le dossier doivent dire la même chose : même numéro, même intitulé. Vérifiez-le avant chaque communication.
Confier ce travail à Blaiz
Dans Blaiz, vous saisissez une fois le modèle de nom du cabinet : date, nature, auteur. À chaque mail reçu, Blaiz copie les pièces jointes dans le bon sous-dossier et les nomme selon ce modèle. « scan_0042.pdf » devient « 2026-10-07 - Ordonnance - TJ Paris.pdf », rangé dans Pièces. Le fichier reçu reste intact dans le mail.
Aujourd’hui, Blaiz fonctionne avec Outlook, la messagerie de Microsoft 365, et SharePoint, son espace de documents. D’autres outils arrivent : voir la liste.
Avant une audience, la fonction Préparer passe en revue les pièces du dossier. Elle signale ce qui reste à vérifier, comme une pièce illisible. Bientôt, une extension pour Word, le traitement de texte de Microsoft, permettra de rédiger avec le bordereau du dossier sous les yeux.
Chaque renommage est gardé dans l’historique et s’annule en un clic.
Questions fréquentes
Faut-il mettre le numéro de pièce dans le nom du fichier ?
Pour les pièces communiquées, oui : le numéro dans le nom garde le dossier aligné sur le bordereau. Pour les documents de travail, la date en tête suffit.
Quel format de date choisir ?
Année-mois-jour, par exemple 2026-10-07. C’est le seul ordre qui range les fichiers par date.
Blaiz renomme-t-il les fichiers d’origine ?
Non. Blaiz travaille sur des copies. Il ne renomme et ne déplace jamais les pièces d’origine.